Для загрузки данных в таблицы базы данных часто используются CSV файлы. Например, данные из табличного редактора сначала экспортируются в csv файл. Для этого можно воспользоваться OpenOffice.

Дальше читаем полученный файл по строкам, разбираем строку на массив и выполняем SQL запросы на добавление.

В PHP для чтения csv файла используется функция fgetcsv

CSV расшифровывается как Comma-Separated Values — значения, разделённые запятыми. Но для разделения значений можно использовать любой другой символ - ; или @ или какой-то еще..

Вот пример, который можно найти в справочном материале по PHP:

<?php
$row = 1;
$handle = fopen("test.csv", "r");
while (($data = fgetcsv($handle, 1000, ",")) !== FALSE) {
    $num = count($data);
    echo "<p> $num полей в строке $row: <br /></p>\n";
    $row++;
    for ($c=0; $c < $num; $c++) {
        echo $data[$c] . "<br />\n";
    }
}
fclose($handle);
?>